Tietosuojaseloste

Tämä on Hautaustoimisto Malmsten Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Selosteessa kerrotaan, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme asiakkaidemme ja verkkosivustomme käyttäjien henkilötietoja.

Seloste on päivitetty viimeksi: 16.10.2026

1. Rekisterinpitäjä

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

3. Rekisterin nimi

Hautaustoimisto Malmsten Oy:n asiakas-, yhteydenotto- ja markkinointirekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin, lainmukaisiin tarkoituksiin:

  • Sopimuksen täytäntöönpaneminen ja palvelun toteutus: Hautausjärjestelyiden hoitaminen, siunaus- ja tuhkausvarausten koordinointi, kuljetukset, asiakaspalvelu ja laskutus.
  • Asiakkaan valtuuttama viestintä kumppaneille: Tarjouspyyntöjen ja tilaustietojen välittäminen asiakkaan pyynnöstä yhteistyökumppaneille (esim. kirkot/seurakunnat, kiviliike, pitopalvelut).
  • Lakisääteinen velvoite: Kirjanpitolain ja muiden lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
  • Oikeutettu etu ja suostumus: Asiakassuhteen hoitaminen, verkkosivuston kävijäseuranta ja analysointi (Google Analytics) sekä markkinoinnin optimointi (Google Ads).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään ja tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Perustiedot ja yhteystiedot: Tilaajan / omaisen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, henkilötunnus ja suhde vainajaan.
  • Hautausjärjestelyihin liittyvät tiedot: Vainajan nimi ja järjestelyissä tarvittavat tiedot, varaustiedot (kappelit, kirkot, hautapaikat) sekä mahdolliset asiakkaan antamat erityistoiveet.
  • Tilaus- ja laskutustiedot: Tilatut tuotteet ja palvelut, laskutustiedot ja kuolinpesän tiedot.
  • Viestintätiedot: Sähköpostitse, yhteydenottolomakkeella tai WhatsApp-viestitse käydyt keskustelut.
  • Verkkosivuston käyttötiedot: IP-osoite, evästetiedot ja sivuston selaustiedot (Google Analytics / Google Tag Manager).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään säännönmukaisesti:

  • Asiakkaalta itseltään puhelimitse, sähköpostitse, WhatsAppilla tai verkkosivuston yhteydenottolomakkeella.
  • Evästeiden (cookies) avulla käyttäjän vieraillessa verkkosivustollamme.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei myydä tai luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja luovutetaan vain hautauspalvelun toteuttamisen kannalta välttämättömille kolmansille osapuolille:

  • Seurakunnat, kappelit ja krematoriot: Varausten ja hautauslupien hoitamiseksi.
  • Kiviliike: Asiakkaan pyynnöstä kivityö- tai laattatarjouksen ja toteutuksen järjestämiseksi.
  • Yhteistyökumppanit (esim. pitopalvelut / kukkakaupat): Asiakkaan pyynnöstä tarjouspyynnön välittämiseksi.
  • Viranomaiset ja kirjanpito: Kirjanpitäjälle sekä viranomaisille lainsäädännön niin vaatiessa.

Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle: Käytämme luotettavia pilvipalveluita ja digitaalisia työkaluja (kuten Google-palvelut ja WhatsApp/Meta). Mikäli tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että siirto tapahtuu GDPR:n edellyttämien suojamekanismien (esim. EU:n vakiolausekkeet / Data Privacy Framework) puitteissa.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Huolehdimme henkilötietojen suojauksesta asianmukaisilla teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä. Näiden tavoitteena on estää henkilötietojen luvaton käyttö, luovuttaminen, muuttaminen, häviäminen tai tuhoaminen.

9. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen:

  • Asiakastiedot ja tilausvahvistukset: Säilytetään asiakassuhteen hoitamisen ja mahdollisten jälkikäteen ilmenevien tarpeiden ajan.
  • Kirjanpitoaineisto: Säilytetään Kirjanpitolain edellyttämän ajan (pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä).
  • Yhteydenotot ja tarjouspyynnöt: Pelkät kyselyt ja viestit, jotka eivät johda tilaukseen, poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluessa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat GDPR:n mukaiset oikeudet:

  • Oikeus tarkastaa tiedot: Oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu.
  • Oikeus tietojen korjaamiseen: Oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista.
  • Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Oikeus pyytää tietojesi poistamista, ellei laissa (esim. Kirjanpitolaissa) määrätä toisin.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tai vastustamiseen: Oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojesi käsittelyä.
  • Oikeus tehdä valitus: Oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu lainsäädäntöä.
SOITA WHATSAPP